Systemet måtte kunne møte også morgendagens teknologi, og være fleksibelt nok til å dekke behov som ikke er kjente. Etter en lang prosess der ulike løsninger ble vurdert landet etaten til slutt på en hyllevare som kunne tilpasses dagens og fremtidens behov, samt iPad applikasjon som skulle dekke behovene ute på tilsynet.

Fra penn og papir til digital hverdag
Å skulle gå over til en ny hverdag, med et nytt saksbehandlingssystem, der penn og papir blir byttet ut med digitale hjelpemidler på tilsynet, er en stor overgang. Ønske om en digitalisering av hele saksbehandlingsprosessen er knyttet til kontroll på objekter, kontakter, tilsyn og avvik. Tilbakemeldingsfrister skal følges opp, purringer skal sendes ut, og et av de store målene for et nytt system er å ta ned antall prosesser, kutte ned på trinn i saksgangen slik at den bli mer strømlinjeformet og innovativ. Med innovasjon som et nøkkelord, dannet vi et grunnlag gjennom modellen, som satt risiko i sentrum for hvordan etaten skal jobbe med sine drøyt 5500 objekter. Gjennom en egenutviklet risikoapplikasjon kan det prioriteres innsats og allokeres ressurser der det er høyest risiko for brann. Denne tankegangen er bragt videre inn i systemet som er valgt, Microsoft Dynamics CRM 2011. Systemet er tilpasset slik at det svarer til våre behov som tilsynsmyndighet, med standardiserte avvik, prosesser for å ivareta saksgangen, forvaltningslovens krav og moderne saksbehandling.
Brannforebyggende arbeid gjøres best ute i felten. Vi må derfor ha et system vi kan ta med oss ut, der relevant informasjon er tilgjengelig uavhengig av sted, og der vi kan oppdatere og fylle inn informasjon underveis. Det å kunne ta bilder og knytte disse til konkrete avvik gjør at rapporten blir lett å produsere når vi er tilbake på kontoret.

Opplæring og implementering
For å kunne gi samtlige brukere den hjelp og støtte som er nødvendig i innkjøringsfasen, har etaten valgt å bruke Youtube som opplæringskanal. Alle brukere har deltatt på felles opplæring, og i det videre skal egenproduserte filmer som tar for seg alle deler av systemet, være det naturlige sted å søke hjelp i første omgang. Det vil selvsagt være superbrukere som kan bistå, men filmene er tilgjengelig for alle, både på datamaskin og de tablets som er aktuelle. På denne måten går opplæring av nyansatte og besvarelse av ofte stilte spørsmål (FAQ) veldig lett.

Veien videre
Å implementere et system er en kontinuerlig prosess, og selv om etaten stolt kan si at den leverte på tid og budsjett er dette bare første skritt på veien. Et naturlig ønske for fremtiden vil være å se på muligheten for elektroniske signaturer inn mot etatens arkivsystem, samt tilgang for brukerne til selv å kunne følge sine saker, samt oppdatere informasjon. Brann- og redningsetaten stiller seg positive til informasjons- og erfaringsdeling rundt dette prosjektet. Henvendelser fra andre brannvesen kan rettes til prosjektleder, Martin Bloma på epost: martin.bloma@bre.oslo.kommune.no eller mobil: 91652296.