Etablering av nettbaserte HMS-systemer

Etaten har på bakgrunn av dette iverksatt flere prosjekter for å videreutvikle og tilrettelegge for nettbaserte løsninger innen uønskede hendelser, drifts-/ vedlikeholdssystem og et helhetlig dokument-/ kvalitetssystem. Hensikten med prosjektene har vært å tilrettelegge for systemer som bidrar til økt tilgjengelighet, lettere oppdatering og bedre dokumentasjon over prosedyrer, rutiner og utførte arbeidsoppgaver for hele etaten.

I tillegg har etaten utviklet flere andre nettbaserte systemer som skal bidra til å kvalitetssikre våre faglige oppgaver i etaten, herav ved Alarmsentralen Brann Hordaland og ved brannforebyggende avdeling (KomTek-system for Feie og tilsyn, samt §13-tilsyn). For å kunne dokumentere at drift og vedlikehold av biler, utstyr og bygninger blir utført i henhold til gjeldende prosedyrer og rutiner, har Bergen Brannvesen også gått til innkjøp av drifts- og vedlikeholdsprogrammet ”WinVed” (FDV-system).

Brann- og redningstjenesten har mange arbeidsoppgaver som er svært risikoutsatt, samt oppgaver hvor det stilles store krav til utførelse og kvalitetsikring. Systematisk oppfølging og dokumentasjon av den daglige drift vil derfor være av stor betydning for å forbedre og kvalitetssikre våre tjenester og arbeidsmiljøet internt. I tillegg til forebyggende aktiviteter vil lærdom og erfaringsoverføring av hendelser som oppstår, være av stor interesse for å gjennomføre forbedringer og tiltak iht. ønsket utvikling. Tilrettelegging av nettbaserte systemer (verktøy) for dokumentasjon og forbedringer i den daglige drift, vil derfor bli et viktig bidrag for videreutvikling av etaten.
Dette innlegget vil i hovedsak omfatte det nettbaserte HMS- og kvalitetssystem som ble utviklet i løpet av høsten 2003/ vinteren 2004.

Valg av nettbasert HMS- og kvalitetssystem

Ved valg av systemer ble brukervennlighet, enkelhet og tilpasningsdyktighet til etatens behov og kostnadsramme vektlagt. IT-avdelingen satte også krav til at systemene må kunne tilpasses Windows-baserte systemer som allerede er etablert i etaten. Vårt valg ble det nettbaserte systemet ”Crescendo” fra leverandøren More Communication. ”Crescendo-systemet” er basert på en ekstern WEB-basert programvare og server på Stord, hvor drift, back-up, vedlikehold og support koordineres gjennom More Communication. Leverandør presenterte her et svært fleksibelt system med gode tilpasningsmuligheter for et HMS- og kvalitetssystem iht. Bergen Brannvesens behov og krav. Dette var for oss nødvendig ettersom vi ønsket å tilpasse eksisterende skjema og andre kartlagte behov i ”Crescendo-systemet”. Dette medførte en del endringer i det ordinære opplegget av rapporteringssystemet i Crescendo.

”Crescendo-systemet” innbefatter 3 moduler som skal ivareta styringen av HMS- og kvalitetssystemets dokumenter og registreringer, herav:
1. Manage  – Dokumentstyring
2. Improve  – Registrering av avvik- og forbedringsforslag
3. Care   – Registrering av skader (person/ materiell) og nesten uhell

Avtalen inkluderte programvare, installasjon, tilpasning av registreringsskjema, rapporter og struktur til etatens organisasjon og behov, samt vedlikehold av systemet iht. vedlikeholdsavtale. En dags opplæring for ressurspersoner til brukerstøtte var også inkludert i kontrakten. Vedlikeholdsavtalen dekker årlig lisensavgifter, backup, support via tlf./ E-mail, oppgradering brukeradministrasjon og vedlikehold av selve systemet.

Manage

(modul for dokumentstyring)
Denne modulen er et elektronisk dokumentsystem for organisering av styringsdokumentasjon. Det er definert ulike bruker- og tilgangsnivåer til systemet ift. lese- og redigeringsmuligheter. Systemet arkiverer og gjør tilgjengelig alle typer dokumenter, og inkluderer også revisjonshåndtering av dokumentene.
Her vil retningslinjer for HMS, personal, drift og vedlikehold, samt operative retningslinjer for de enkelte avdelinger kunne legges inn, med tilhørende prosedyrer, skjema og instrukser.

Improve

(modul for avvik og forbedringsforslag)
Denne modulen dekker nettbasert registrering, behandling og oppfølging av avvik og forbedringsforslag i etaten. Mindre hendelser/ avvik ivaretas gjennom FDV-systemet (WinVed) og andre faglige tilpassede systemer for den enkelte avdeling, mens ”Improve” skal ivareta hendelser av mer omfattende art. Systemet inneholder funksjonalitet for automatisk varsling og tilbakemelding via E-post. Straks en hendelse er registrert hos arbeidsleder vil overordnet leder motta beskjed via E-post om hendelsen. Dersom hendelser ikke lukkes innenfor tidsfrister, vil ansvarlig leder bli påminnet om dette via E-post.

Care

(modul for skader og nesten uhell)
Denne modulen dekker ulykkesrapportering, -behandling og –oppfølging på flere nivåer i etaten. Systemet har ellers samme funksjonaliteter som ”Improve”, men omfatter mer alvorlige hendelser som personskader og nesten uhell, samt materielle skader/ tap/ svikt.
Denne modulen bidrar til å kunne analysere ulykkesmønstre og setter fokus på bakenforliggende årsaker som medvirker til at hendelsen har oppstått. Modulen vil kunne være et viktig verktøy for å redusere ulykker og skadefravær i etaten.

De nettbaserte modulene for rapportering av uønskede hendelser skal kunne ivareta en mer systematisk registrering og oppfølging av avvik, forbedringsforslag, skader på person og materiell, samt nesten uhell som oppstår i etaten. Skjema i modulene for uønskede hendelser vil erstatte de papirbaserte skjemaene for både avvik, skadeskjema og tapsmelding som benyttes i etaten. Dette vil kunne gi en oversikt over risikoområder og forbedringspotensialer i arbeidsmiljøet, og bidra til å iverksette tiltak i tidlig fase for å unngå gjentagende hendelser. I tillegg er det tilrettelagt rapportfunksjoner for å hente ut rapporter med gode oversikter over hendelser og mer detaljert informasjon til analysearbeid. Oversiktene gis i form av tabeller og grafer, og i mer helhetlig rapportform til AMU.

Tilgang

Man kan både registrere og hente ut data fra systemet fra en hvilken som helst geografisk lokasjon så lenge man er tilknyttet internett, bruker rett adresse, brukernavn og passord. Etter pålogging kommer man til åpningsbildet, og kan velge ønsket funksjon i systemet.

Brukernavnet forteller systemet hvem som logger seg på. For hver bruker vil systemet kjenne til navn, e-postadresse, avdeling, samt hvem som er nærmeste overordnet. Det tildeles tilgangsrettigheter til hver enkelt bruker, men det skilles mellom skrive- og lesetilgang til systemet. Skrive- og redigeringstilgang til systemet er delegert til avdelingsledere og en begrenset antall ansatte i de enkelte avdelinger. Dette er tilpasset med tilgangsnivåer til de 2 andre modulene i Crescendo (registrering av avvik/ forbedringsforslag og skader/ nesten uhell). I dokumentasjonssystemet vil tilgangsrettighetene avgjøre hvilke hovedmapper man kan få lese- og/ eller skrivetilgang til.

I rapporteringssystemet gis det vanligvis tilgang på tre forskjellige nivåer:
– Nivå 1: Innrapportering av hendelser (vanlig tilgang)
– Nivå 2: Oppfølging av rapport og aksjoner (ansvarlig leder)
– Nivå 3: Bekreftelse på lukking av saksforhold (HMS-leder)

Som regel vil nivå 1 bare kunne se de rapporter man selv har skrevet inn. Nivå 2 vil kunne se alle rapporter i egen avdeling, imens nivå 3 vanligvis vil kunne se alle rapporter som er i systemet.

Tilrettelegging av et helhetlig nettbasert dokumentstyringssystem

Gjennom systemet Crescendo er det nå tilrettelagt et nettbasert system for dokumentstyring, som er beregnet som et oppslagsverk for styrende dokumentasjon i etaten. Det er lagt vekt på å kunne samle informasjon/ dokumentasjon ett sted i systemet, og utnytte ”linker” til dokumenter som vil nyttegjøre aktuell informasjon. Eksempelvis organisasjonskart, stillingsbeskrivelser, prosedyrer, skjema, etc. Dette utnyttes i Crescendosystemet for å forebygge dobbelføring av informasjon, samt at det bidrar til mer oversiktelige og ryddige forhold ved revidering og oppdatering av dokumentene.
Systemet er inndelt i 2 typer manualer, med underliggende dokumenter (prosedyrer/ skjema).

• Administrative manualer
• Operative manualer
• Administrative manualer (AM) beskriver de overordnede styrende systemer som er felles for alle ansatte, og skal presentere felles mål, krav og retningslinjer for hvordan ulike fagemner skal styres og drives i etaten innen:
• HMS
• Personal
• Administrasjon og økonomi
• Drift, vedlikehold og Innkjøp
• Beredskapsmessige forhold og dokumentasjon.

De administrative manualer er likestilte styringssystemer som er grunnleggende retningslinjer for de operative manualer, og skal bidra til systematisk drift for alle ledd i etaten.

Operative manualer (OM) er organisert ift. etatens organisasjonskart. 
De operative manualer skal beskrive mål, krav og retningslinjer spesifikt for den enkelte avdeling med underliggende manualer, prosedyrer, skjemaer som utfyllende informasjon for spesielle aktiviteter eller emner. Hver avdeling skal ha egne operative manualer.
I første omgang er det modulene for registrering av uønskede hendelser som er klargjort, mens dokumentstyringssystemet må bygges videre ”bit for bit” før det helhetlige systemet vil kunne være ferdig. En del dokumenter er allerede lagt inn og tilpasset i Crescendosystemet. Herav HMS-manual, underliggende prosedyrer og skjema, samt flere av OU-prosjektet`s resultater, men det ligger fortsatt store utfordringer før en får et helhetlig system i drift.

Tanker her har vært å ikke finne ”kruttet” opp på nytt, men å vurdere hvilke prosedyrer vi har, hva må vi oppdatere og hvilke prosedyrer mangler vi i systemet. Videre fremdrift for dokumentstyringssystemet blir nå å revidere og tilpasse etablerte prosedyrer og rutiner til Crescendo, og bygge den innholdmessige delen av systemet opp ”bit” for ”bit”. 
Tilrettelegging av et nettbasert system for uønskede hendelser
Gjennom ”Crescendo-systemet” er det tilrettelagt 2 moduler som ivaretar nettbasert registrering, behandling og oppfølging av uønskede hendelser. Systemet innehar en modul for avvik og forbedringsforslag, og en modul for skader og nesten uhell.
Modulene er likt oppbygget i funksjon, hvor registrering, behandling og videre oppfølging er delt inn i 3 nivåer.

• Første nivå er beregnet for arbeidsleder som registrerer og beskriver hendelser som oppstår innen sitt ansvarsområde, kartlegger årsaker og iverksetter korrigerende tiltak sammen med ansatte som er berørt. Målsettingen er at alle hendelser løses på lavest mulig nivå.
• Andre nivå er beregnet for overordnets videre behandling, kommentarer og endelige vedtak for korrigerende tiltak for å forebygge gjentakelse av hendelse.
• Nivå 3 er beregnet for HMS-leder som skal kvalitetssikre at hendelsene er ivaretatt ift. etablerte rutiner i etaten, samt eksterne krav gjennom lover, forskrifter, etc.

Nivå 1 vil kun se de rapporter man selv har skrevet inn. Nivå 2 vil kunne se alle rapporter innen aktuelt ansvarsområde, mens nivå 3 vil kunne se alle rapporter som er i systemet.
I tillegg er det tilrettelagt for lesetilgang for en utvalgt gruppe i etaten.
Ved utvikling av registreringsskjemaene ble det vektlagt at skjemaene skal være enkel og lettforståelig, og er derfor i stor grad selvforklarende ved utfylling. Dersom man lurer på betyningen av en boks eller ett felt, er det tilrettelagt informasjonsbokser (i) bak feltets eller boksens overskrift som gir mer utfyllende informasjon.
Statistikk over registrerte uønskede hendelser vil kunne ha stor verdi for utforming av langsiktige tiltak for å forebygge farlige forhold som kan oppstå i arbeidsmiljøet, både på operativt og administrativt plan. Rett bruk og analyse av statistikk vil kunne fungere som et ledelsesverktøy for overordnede prioriteringer av langsiktige og kortsiktige tiltak.

Viktige forhold ved etablering av nettbaserte systemer

Bergen Brannvesen er nå inne i en spennende periode med mange nye tekniske og datamessige systemer, som på sikt vil bidra til å styrke og kvalitetssikre våre tjenester. I denne fasen blir det viktig å fange opp alle brukerne av systemet, slik at alle får samme mulighet til å henge med i det løpet som er lagt uavhengig datamessig bakgrunn. Systemet er ikke bedre enn det svakeste ledd, og etaten har en plikt til å ivareta helheten både til tilgjengeligheten av informasjonen og brukers mulighet for å utnytte den videre. Ryddighet og felles struktur ved innlogging av informasjon er blitt nevnt som stikkord. 
Hva skal registreres hvor ift. hendelser (skader/ nesten uhell, avvik/ forbedringsforslag) er blant annet ofte spurt om. Det viktigste er at hendelsene blir registrert, fulgt opp og at en tar lærdom av hendelsene! 

Erfaringene som etaten gjør i startfasen ift. registrering av hendelsene, vil kunne bidra til å utvikle og justere systematikken i registreringene i ettertid.
Organisasjonsutviklingsprosjektet har gitt resultater både i form av tekniske og organisatoriske forhold, og vil på sikt kunne utnyttes på en mer helhetlig måte når ”bitene” i prosessen etter hvert faller på plass. Det er blitt gjort en stor innsats fra mange hold i etaten, og det er blitt vektlagt at resultatene skal utvikles gjennom samspill fra etaten som en helhet.

Veldig positivt

”Brannmannen” ba varabrannsjef Johnny Breivik i Bergen Brannvesen om en kommentar til erfaringene med HMS-systemet:
– Vi har hatt et hovedfokus på avviksbehandling, nestenuhell og skader i forhold til systemet så langt, mens dokumentstyring kommer til å bli en del av systemet i løpet av 2004, sier Breivik.
– Systemet har vært i drift siden februar og allerede i løpet av den første måneden registrerte vi flere hendelser enn gjennom hele 2003. Det er en sterk indikasjon på at de ansatte har tillit til systemet som er helt personuavhengig. Alle meldinger blir håndtert systematisk via e-post til forhåndsprogrammerte personer. 
– En stor fordel med et slikt system er at ett avvik blir tatt hensyn til overalt, ikke bare lokalt der det skjedde. 
– Vi har brukt mye tid på implementering av systemet. Alle brannmestere har vært på kurs. I tillegg finnes en superbruker på hver brigade.
– Så langt virker dette veldig positivt og når vi får på plass dokumentstyring i høst, får vi en helhet i systemet, sier Breivik.
 

Publisert: 03-05-2004