Den første delen av artikkelen omhandler prinsippene Felles mental modell og Kritisk tenking (Brannmannen 2007:nr 5). Disse to prinsippene settes også sammen i en beslutningsmodell for team innen krise- og ulykkesledelse (Circle of Infinity). I denne siste del av artikkelen presenteres andre viktige prinsipper: Distribuert beslutningsprosess, Proaktiv ledelse og Teamtrening.
Distribuert beslutningsprosess
Ettersom situasjonen på skadestedet utvikler seg hurtig, og noen ganger i overraskende retning, krever dette hurtige beslutninger for å håndtere situasjonen. I større innsatser vil det ta for lang tid dersom alle beslutninger om hva, når og hvordan ting skal gjøres skal komme fra øverste leder. Ledelsen har ikke kapasitet til detaljstyring. For å oppnå effektivitet og fleksibilitet er en avhengig av en distribuert beslutningsprosess (Rasmussen, Brehmer og Leplat, 1991). Alle ledd i organisasjonen må ta fortløpende vurderinger og beslutninger i situasjonene de møter.
Større innsatser krever at øverste leder opererer mer i en kontrollfunksjon enn i en kommandorolle. Det blir brannsjefens oppgave å påse at de lokale beslutninger samsvarer med en overordnet strategi for å håndtere hendelsen. Fra sentralt hold blir derfor kun overordnede mål definert og distribuert ut i innsatsorganisasjonen. Mellomledere må definere passende delmål som videreføres til underliggende nivå. Hvordan målene oppnås er opp til den enkelte leder. Effektive og gode lokale løsninger kan da iverksettes. Det etableres et mål/middelhierarki. Målene for underliggende nivå blir midler for nivået over. Å definere effektive mål og delmål som fungerer i praksis kan være en utfordring. Brannbefal må trenes i å definere gode mål og delmål.
Det er nærliggende å tro at prinsippet om distribuert beslutning er et system som er hentet fra militæret og derfor bygger på årelang praksis. To svenske studier (Uhr og Fredholm, 2006a; 2006b) innen sivil beredskap viser at organiseringen av militære operasjoner i nyere tid har endret seg fra kommando til kontroll. Uhr og Fredholm konkluderer med at dette også er hensiktsmessig for sivil beredskap. Det er lite underliggende forskning om distribuert beslutningsprosesser innen sivil beredskapsledelse. Sentrale myndigheter må ta initiativ til mer forskning på dette området.
En utfordring med distribuert beslutningsprosess er at de ulike enhetene som tar beslutninger ikke nødvendigvis har den oversikten og informasjonen som er nødvendig for å oppnå best resultat i innsatsen som helhet. For best resultat må lokale beslutningstakere kontinuerlig informere om sine hensikter og planer til sin leder. Da kan lederen korrigere lokale løsninger før de iverksettes dersom de innebærer for stor risiko, påvirker andre aktiviteter negativt eller ikke samsvarer med den overordnede strategien.
En organisering med distribuert beslutningsprosess er fleksibel, effektiv og nødvendig men innebærer også en utfordring for brannsjefen. Informasjon om planer, hensikter og innsatsresultater vil bli stor. Brannsjefen har også andre viktige oppgaver å ivareta, for eksempel skaffe ressurser, utarbeide en effektiv strategi, vurdere risiko, informere interne og eksterne aktører etc. EIS introduserer kontrollspenn for å redusere arbeidsmengden til lederne og støttestab for å avlaste og hjelpe øverste leder med å ivareta en effektiv overordnet styring. I denne artikkelen benyttes begrepet team for å understreke det nødvendige samvirket og samarbeidet. En stab er tradisjonelt oppfattet som et rådgivende organ uten beslutningsmyndighet mens et team understreker fordelt myndighet og ansvar, noe som vil være hensiktsmessig for å oppnå mer smidig ledelse. Brannsjefen vil være teamleder og ha overordnet beslutningsmyndighet og ansvar.
Proaktiv ledelse
Proaktiv ledelse blir her forbundet med et fremtidsrettet fokus på innsatsen. Fredhom (1997) fremhever proaktivitet som en mangel under innsats og mener dette er en viktig årsak til ineffektiv ledelse ved store innsatser. Ettersom det sjelden inntreffer store hendelser innstiller brannbefalene seg på at alle hendelser er vanlige. Store ressurser blir ikke tilkalt før brannbefal kommer på stedet og selv ser behovet for ekstra ressurser. I slike tilfeller er det ofte for sent.
Videre tar brannbefal ikke tilstrekkelig hensyn til tidsforsinkelsen mellom en ordre blir gitt til den faktisk blir utført og brannbefalet får en tilbakemelding (Brehmer og Elg, 2005). Når ordren skal utføres i praksis, eller beslutningen skal tas, har derfor situasjonen utviklet seg videre og innsatsen blir ineffektiv. Fredholm (1997) påpeker at brannbefal i større grad må benytte mentale modeller for å forutse fremtidige situasjonsutviklinger. I dag er brannbefal for fokusert på å gi konkrete ordrer fremfor å benytte mentale modeller. Konkrete ordrer vil være tilstrekkelig i de vanligste innsatsene brannetaten møter (husbranner, bilulykker, etc.) men i store eller komplekse hendelser må mentale modeller benyttes. Det er i slike tilfeller overbefalet vil ha en viktig rolle. Dette samsvarer også med flere andre anerkjente modeller innen beslutningsteori i stressende og hurtigutviklende situasjoner (Klein, Orasanu, Calderwood, og Zsambok,1993; Flin, 1996; Zsambok og Klein, 1997; Klein, 1998; Salas og Klein, 2001; Montgomery, Lipshitz og Brehmer, 2005).
Overbefalet må tidligst mulig vurdere ulykkespotensialet. Means, Salas, Crandall og Jacobs (1993) påpeker at det er bedre å ta utgangspunkt i ”Worst Case” fremfor å tro det beste. Brannbefal må planlegge med Worst Case og aksjonere i henhold til dette. Da vil brannbefal ofte oppleve å ”feilvurdere” situasjonen ettersom store hendelser sjelden inntreffer. Dette kan oppfattes som pinlig dersom det ikke er forståelse og kultur for proaktiv ledelse. Det vil også innebære mer kostnader ettersom unødvendige ressurser blir hyppig rekvirert. Men den dagen brannbefalet står overfor en stor hendelse vil slik proaktiv ledelse være avgjørende for liv og verdier. En har da anledning til å være i forkant av hendelsen i stedet for å løpe etter hendelsen med sine mål og aksjoner.
Proaktiv beredskapsledelse har vært praktisert lenge innen beredskapsledelse offshore (opplæring hos FalckNutec). Erfaringen fra Nordsjøen samt studier av store ulykker viser at en proaktiv ledelse innen beredskap er svært nyttig. Proaktiv ledelse vil kreve mer abstrakt tankevirksomhet hos overbefalet og er et prinsipp som enkelt kan samkjøres med ”Circle of Infinity” modellen (Figur 2 i første del av denne artikkelen). Proaktiv tenking vil også være en forutsetning for en effektiv distribuert beslutningsprosess. Ledere må da kommunisere planer og hensikter og vil bli tvunget til å tenke fremtidsrettet.
Teamtrening
Mange vil nok samtykke i at prinsippene i denne artikkelen virker både logiske og praktiske. Flere har også prøvd å praktisere prinsippene enten som brannbefal eller som medlem i kommunens kriseledelse. I fremtiden er det viktig at brannbefal får spesifikk opplæring i disse prinsippene. Øvelser og trening må baseres på, og evalueres etter disse prinsippene. Brannbefal må få tilstrekkelig trening i etablering og bruk av mentale modeller, effektiv møteledelse (f eks statusmøter), definering av mål og delmål som fungerer i en distribuert beslutningsprosess, hvordan en kan kritisere sin egen mentale modell, teamledelse, proaktiv tenking, etc. Cannon-Bowers og Salas (1998) har sammenfattet flere forskningsresultater fra TADMUS prosjektet i USA (TADMUS = TActical Decision Making Under Stress). For å illustrere mangfoldet av metoder og teorier for trening av beredskapsteam presenteres noen kort her:
Hendelsesbasert trening
Forskning viser at erfaring er en svært viktig faktor for brannbefal (Klein, 1998). Ved å konfrontere brannbefal med mange situasjoner i trening vil dette øke brannbefalets evne til å velge gode løsninger i reelle situasjoner. Brannbefal vurderer kun et fåtall alternative løsninger på problemet (vanligvis to) og velger den som passer situasjonen best (brannbefalet bruker sin erfaring til intuitivt å ta en avgjørelse). Hendelsesbasert trening hjelper befalet til å på forhånd ha opparbeidet seg en erfaring om ulike problemstillinger. Gode løsninger kan da velges i reelle situasjoner. Denne form for trening vil f eks være praktisk når brannbefal skal definere mål og delmål i en distribuert beslutningsprosess. Hvilke målformuleringer fungerer godt?
Teamtilpasning og koordinasjonstrening
Teamarbeid krever at en kjenner til viktige prinsipper for teamarbeid og dynamikken i teamarbeidet. Viktige momenter vil for eksempel være adferd i team, kommunikasjon, beslutningstaking i team, teamkultur, stress i teamarbeid, etc. Denne form for trening vil påvirke og etablere en felles mental modell for hvordan teamet skal fungere og arbeidet.
Teamledertrening
Som teamleder er det viktig at du har kunnskap om hvordan du skal få teamet til å yte optimalt. Dette innebærer at du må kunne evaluere teamets innsats fortløpende og gi korrigerende tilbakemeldinger på ting som ikke fungerer. Ulike former for lederstiler vil også påvirke hvordan teamet arbeider og oppfatter deg som leder.
Krysstrening
I en EIS-organisering vil lederteamet bestå av ulike funksjoner (operasjon, logistikk, plan, HMS, informasjon, etc.). Dersom alle medlemmene kjenner alle funksjonene vil teamarbeidet gå enklere. Adressering av informasjon vil bli effektiv samt kommunikasjonen vil bli bedre. Teammedlemmene vil også ha større respekt for hverandres oppgaver og kunne forstå problemer som oppstår underveis.
Selv-korreksjonstrening
Hele teamet kan trenes til å evaluere teamets arbeid og gi deres eget team tilbakemelding om positive og negative forhold. Da vil det ikke bare være teamlederen som gir tilbakemelding men hele teamet som bistår i å forbedre teamet. Hvert teammedlem vil da bli mer bevisst på deres rolle og den felles mentale modellen teamet etablerer om hvordan teamet skal fungere. Hvordan EIS organiseres vil avgjøre om det samme teamet arbeider sammen hver gang. Det er ikke sikkert dette er praktisk mulig.
Deloppgavetrening
Ved å innøve spesifikke oppgaver vil disse enklere kunne gjennomføres i hektiske og stressende situasjoner. For eksempel kan en øve på å etablere en felles mental modell av situasjonen ved å gjennomføre mange Første Møter/Statusmøter. Momentene som skal tas opp på møtene vil da bli innøvd og dette øker sannsynligheten for å huske alle momentene i reelle situasjoner. Videre vil strukturen på møtene bli innøvd slik at møtet blir effektivt og krever mindre tid. Deloppgavetrening hjelper med å frigi tid til mer komplekse problemer i reelle situasjoner (for eksempel kritisk tenking).
Kritisk tenking
Det vil ikke alltid være enkelt å finne feil i sin egen mentale modell av situasjonen (hva har skjedd, hva er ulykkespotensialet, hva må gjøres og hvilke ressurser er nødvendig). Din mentale modell vil naturligvis virke logisk og fornuftig ved første øyekast. Trening av teknikker for hvordan en kan tenke kritisk vil bidra til å unngå feilvurderinger og ”gale” beslutninger.
Stresstrening
En større hendelse vil påføre teamet og teamleder stress. Trening i stresshåndtering kan hjelpe med å håndtere situasjonen i sin helhet (teamarbeid og innsatsarbeidet). Vanlige stressorer for brannbefal vil for eksempel være dårlig tid, mangelfull kommunikasjon, personlig fare, ukjent situasjon, lite ressurser, etc. Metoder for å mestre hektiske omgivelser vil bidra til å øke ytelsen. Treningen vil også gjøre brannbefal i stand til å kjenne sine begrensninger.
Læringsfokusert trening
Dette er et prinsipp som gjelder uavhengig av teamtrening, men er svært viktig å understreke. Brannbefal øver ofte med scenarier av ulike situasjoner og dersom situasjonen ble håndtert dårlig i øvelsen gjorde man en ”dårlig jobb”. Altså blir øvelsen evaluert etter hvilket utfall øvingsscenariet fikk. Fokuset under øvelsen må være på personers og teamets læring fremfor utfallet i øvelsesscenariet. Dette vil øke brannbefalets fortrolighet/trygghet til oppgavene og også deres ytelser i reelle situasjoner.
Prinsippene over kan anvendes i øvelser for brannbefal for å gjøre personer mer fortrolig med EIS funksjoner og teamarbeid. De ulike lokale brannetater bør supplere dagens trening med teamprinsipper dersom team skal brukes i større innsatser. Norges Brannskole må også vurdere hvordan opplæring og trening kan tilpasses EIS-organisering av store innsatser.
Oppsummering
Denne todelte artikkelen presenterer noen prinsipper som kan bidra til å møte fremtidige EIS utfordringer. Et godt teamarbeid basert på prinsippene om delegert beslutningsprosess, felles mental modell, kritisk tenking og proaktiv ledelse kan gi EIS fleksibilitet og gode levevilkår. Dette er prinsipper som er innarbeidet i varierende omfang i dagens brannetater men som må struktureres bedre i opplæring, trening og praksis. I tillegg må dagens opplæring av brannbefal dreies i retning mot teamopplæring. Jo flere treningsprinsipper som legges til grunn dess bedre forutsetninger vil brannbefal ha for å ivareta EIS lederfunksjoner ved store ulykker og kriser.
Jonas Eriksen,
MSc in Risk, Crisis and Disaster Management
Henvisninger
Brehmer, B. og Elg, F. (2005), ”Heuristics in Dynamic Decision Making: Coping with the Time Constant of a Dynamic Task by Doing Something Else”, Proceedings of The 23rd International Conference of the System Dynamics Society, July 17-21, Boston.
http://www.systemdynamics.org/conferences/2005/proceed/papers/BREHM340.pdf
Cannon-Bowers, J.A. og Salas, E. (eds) (1998) Making Decisions Under Stress: Implications for Individual and Team Training, Washington DC: American Psychological Association.
Eriksen, J. (2007), ”Utfordringer med ICS”, tilgjengelig på www.nblf.no
Flin, R. (1996) Sitting in the Hot Seat: Leaders and Teams for Critical Incident Management, Chichester: John Wiley & Sons Ltd.
Fredhom, L. (1997), Att Leda Stora Räddningsinsatser: Svagheter och Utvecklingsmöjligheter, Fou Rapport, Karlstad: Räddningsverket.
Klein, G. (1998) Sources of Power: How People Make Decisions, Massachusetts: Massachusetts Institute of Technology.
Klein, G., Orasanu, J., Calderwood, R., og Zsambok, C.E. (eds.) (1993) Decision Making in Action: Models and Methods, Norwood, CT: Ablex.
Means, B., Salas, E., Crandall, B og Jacobs, T.O. (1993), “Training Decision Makers for the Real World” i G.A. Klein, J. Orasanu, R. Calderwood and C.E. Zsambok (eds), Decision Making in Action: Models and Methods, New Jersey: Ablex, 306-334.
Montgomery, H., Lipshitz, R. og Brehmer, B. (eds.) (2005) How Professionals Make Decisions, New Jersey: Lawrence Erlbaum Associates Inc.
Rasmussen, J., Brehmer, B. og Leplat, J. (1991), Distributed Decision Making: Cognitive Models for Cooperative Work, Wiley, England.
Salas, E. og Klein, G. (eds) (2001) Linking Expertise and Naturalistic Decision Making, New Jersey: Lawrence Erlbaum Associates Inc.
Uhr, C. og Fredholm, L. (2006a), “Is the Concept of “Command and Control” Useful in Civil and Military Co-operation?” Tilgjengelig på www.srv.se
Uhr, C. og Fredholm, L. (2006a), “Theoretical Approaches to Emergency Response Management” Tilgjengelig på www.srv.se
Zsambok, C.E. og Klein, G. (eds) (1997) Naturalistic Decision Making, New Jersey: Lawrence Erlbaum Associates Inc.
COMMENTS