LEDELSE, KOMMUNIKASJON OG IVARETAKELSE ETTER HAMAR-BRANNEN

EN AV VÅRE TYNGSTE DAGER

Dagen startet i uvisshet og endte i felles læring. I løpet av de første timene ble kriseledelsen etablert, rolleinndelingen spisset og ivaretakelsen av mannskap og innbyggere satt. Slik styrte Hamar gjennom de mest krevende døgnene – og slik bygger de videre.

Eirik Håheim Pedersen,
Brann & Redning

Som brannsjef Torgeir Lysholm Dybvig formulerte det dagen etter: «en av våre tyngste dager». I denne artikkelen forteller han – sammen med Charlotte Veland Hoven, kommunikasjons- og strategirådgiver – hvordan brann, politi og kommune fant felles kurs, tok vare på folk og la grunnlaget for læring.

FØRSTE TIMER – FRA UVISSHET TIL FELLES KURS

Dybvig er på plass utpå morgenen og får raskt beskjed om at personer savnes. Han drar til skadestedet og får en første operativ oppdatering: to savnede, men det kan være inntil fire savnede inntil fire savnede. Samtidig går telefonene: beredskapskoordinator varsles, ordfører kontaktes, og kommunikasjonsressurser kobles på. En kort briefing rundt 07.30 setter kursen for dagen, og kriseledelsen i kommunen konstitueres klokken 09.00. Allerede før dette er støttefunksjoner for KO og kommunikasjon i praksis i gang.

Fra start jobbet brann, politi og kommune parallelt – og i fellesskap på flere nivåer. Det var ikke en lineær «arbeidsdeling», men en felles håndtering: EPS (evakuerte- og pårørendesenter) ble bemannet og oppskalert av både kommunen og politiet; på brannstedet ivaretok interkommunalt kriseteam og politi pårørende og publikum; og politiet bisto også operativt, blant annet med skadebegrensning mot nabohus. Første pressemøte ble holdt samlet (politi, ambulanse og brann), og pressemeldingene ble produsert av politiet med innspill fra brann og kommunen. Utad fulgte vi nærhetsprinsippet: hver etat uttalte seg primært om eget ansvarsområde.

BYEN SOM MEDSPILLER

Røyken legger føringer for byen. Det sendes innbyggervarsel om å stenge ventilasjon og holde dører og vinduer lukket; kommunens nettsider blir hovedkanal, og en felles plakat med oversikt over tilbud deles i alle kanaler. Kirken åpner dørene tidlig, og Festiviteten – et utested i sentrum – åpner senere samme dag som rolig møteplass bemannet med kompetent personell fra kommunen. For å nå berørte som ikke er i byen, varsles Kirkens SOS om mulig økt pågang. På grunn av røykinntrekk stenges høgskolen nær brannen midlertidig; selv kulturhuset lenger unna rapporterer røyk i lokalene.

PRESSE OG BUDSKAP – ÉN STEMME HVER

Det utarbeides forhåndsskrevne talepunkter til første pressebrief. Når politiet senere må holde lav profil av hensyn til etterforskning og varsling, velger brann å «tette informasjonsbehovet» med nøktern omtale av egen innsats – uten å spekulere i årsak. «Pressen var ryddig,» oppsummeres det. Faste linjer hjelper begge veier.

Det største medietrykket på brannvesenet kom dagen etter hendelsen. Beslutningen om at kun brannsjefen skulle uttale seg, fungerte godt. Det var en avlastning for brannsjefen å ha med seg kommunikasjonsrådgiveren i møtet med pressen. Hun er en viktig sparringspartner for å sikre at budskapet er i tråd med det som er riktig og viktig å formidle – til rett tid.

Ikke minst bidro hun til å strukturere mediekontakten og skape gode rammer i en situasjon der både nasjonale og lokale medier ønsket mest mulig informasjon.

Både i forbindelse med intervjuer og ved håndtering av flere innsynsbegjæringer, opplevdes det som avgjørende å ha noen erfarne å diskutere med.

«DEBRIEF FØR DEBRIEF»

Da den fjerde omkomne er tatt ut, samler utrykningsleder Frode Hansen mannskapene på skadestedet. Strålene legges ned, og innsatsmannskapet får en kort, teknisk gjennomgang: hva som ble gjort, hvorfor det ble gjort, og hva som skjer videre. Flere beskriver minuttene som helt spesielle – helt stille, en spesiell blanding av vemod og sorg, men likevel følelsen av at vi kunne ikke gjort noe på en annen måte. Det ble viktige minutter for mange, der vi tok inn stundens alvor før vi omstilte oss for etterslokking.

Samme kveld gjennomføres felles defusing/debriefing for samtlige brannfolk, i tillegg til felles debrief med politi og helse neste dag. Derfra følger én-til-én-samtaler og tilbud om kollegastøtte via 110-ordningen.

• Fantasien er ofte vår verste fiende. Når man ikke har opplevd hele hendelsen, prøver hjernen å fylle inn tomrom med egne forestillinger. Det kan skape uro. Felles gjennomgang og fakta hjelper oss å forstå og bearbeide det som har skjedd» sier Charlotte Veland Hoven, kommunikasjons- og strategirådgiver i Hedmarken brannvesen IKS.

INFORMASJONSFLYT INTERNT

Klokken 10:43 går det ut en kort internmelding på Teams med status. Flere av de ansatte var ikke involvert i hendelsen. Det er viktig for oss at alle får informasjon når noe så alvorlig rammer. Både for sin egen del, men også for at de skal ha riktig informasjon å gi videre. Og ikke minst for at de skal kunne møte kollegaer på best mulig måte etter hendelsen. Når innbyggervarslet senere avsluttes, varsles dette også internt – en liten detalj som avlaster sentralbord og gir trygghet. All kriseledelsesaktivitet loggføres i kommunens system (origo beredskap).

UTHOLDENHET OG OVERLEVERING

Etterslokking pågår til rundt kl. 03 natt til tirsdag, med naturlige vaktbytter og rotasjon. Når åstedet etter hvert overleveres til politiet, går brann videre med etterarbeid, dokumentasjon og oppfølging av mannskap.

HVA VI TAR MED VIDERE

Tre årsaksnøytrale læringer løftes allerede nå: synlig ledelse («mannskapene skal ikke oppleve å bli glemt»), verdien av å kjenne hverandre i fredstid (som gir fart og trygghet i krise), og behovet for å øve samvirke og kommunikasjonslinjer – ikke bare taktikk. Brann ønsker å publisere sin evalueringsrapport; kommunen evaluerer kriseledelsen parallelt.

BRANNVESENETS SAMFUNNSROLLE ETTER SKADESTEDET

Når slangen er rullet inn, fortsetter jobben – som tillitsbærer, kunnskapsbærer og medspiller i sorg.

• Forutsigbar informasjon. Brann supplerer politiet og kommunen ved å forklare egne handlinger – ikke årsak. Det holder offentligheten i ro og retter fokuset mot de berørte.
• Infrastruktur for omsorg. Sammen med kommunen og politiet holdes møteplasser og kanaler i gang (kirke, Festiviteten, nettsider, plakat, innbyggervarsel og hyppig kontakt med pressen). Slik vet folk hvor de kan gå – også utenbys via Kirkens SOS.
• Omsorg for egne folk. «Debrief før debrief», felles debrief, én-til-én og kollegastøtte er ikke bare intern helse; det er offentlig lederskap som viser hvordan man tar vare på innsatspersonell etter en tung hendelse.
• Bro til læring og forebygging. Erfaringer løftes inn i publiserbar evaluering og deles nasjonalt – operativt, i samvirke og i kommunikasjon. Slik forsterkes forebygging og beredskap i hele regionen.
• Langsiktig nærvær. «Vi legger ikke hendelsen bak oss» idet utstyret vaskes: ledere holder kontakt på tvers av etater og kommunegrenser, følger opp skoler og markeringer, og er tilgjengelige når behov oppstår.