Beredskapsavdelingen i Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS (TBRT) identifiserte i 2022 et klart behov for en mer systematisk og helhetlig tilnærming til evaluering av hendelser og øvelser. Behovet er forankret i både eksterne forskriftskrav og interne tilbakemeldinger, og handler om å styrke læring og utvikling i organisasjonen.
TBRT skriver dette i sin erfaringsrapport om prosjektet:
Et sentralt bakteppe for prosjektet er brann- og redningsvesenforskriften § 26, som trådte i kraft 1. mars 2022. Den pålegger brann- og redningsvesenet å ha et system for evaluering av hendelser, inkludert deling og mottak av evalueringer fra andre aktører. Hensikten er å identifisere relevante læringspunkter og sikre at læring faktisk skjer i organisasjonen. Det stilles også krav om at læringspunktene dokumenteres og implementeres. Dette forsterker behovet for en systematisk og etterprøvbar evalueringspraksis. Fra før gjelder § 25 i samme forskrift, som stiller tilsvarende krav til evaluering etter øvelser.
Samtidig kom det tydelige tilbakemeldinger fra mannskapet om behov for mer struktur og
tydelighet i evalueringene. Dette vitnet om et engasjement i avdeling for kontinuerlig forbedring og et ønske om at erfaringer faktisk skal føre til utvikling.
LAV PSYKOLOGISK TRYGGHET
Avdelingsleder for beredskap uttrykte et ønske om å utvikle en evalueringspraksis som går dypere enn vurderinger av prestasjon, og som heller fokuserer på identifikasjon, som for eksempel identifikasjoner av årsakssammenhenger. En slik tilnærming legger grunnlaget for målrettede forbedringstiltak og styrket organisatorisk læring.
I tillegg avdekket arbeidsmiljøundersøkelsene i 2019 og 2023 lav grad av psykologisk trygghet hos enkelte individer og team i beredskapsavdelingen. Dette er en utfordring, da mangel på trygghet kan hemme åpenhet i evalueringer. Når ansatte kvier seg for å dele ærlige erfaringer og refleksjoner – særlig om det som gikk galt eller skapte usikkerhet – går viktig læring tapt. Nettopp disse situasjonene gir verdifulle innsikter, og det er avgjørende at de adresseres. Dette understreker behovet for en trygg evalueringskultur der ansatte våger å dele både det som fungerte og det som ikke gjorde det.
For å møte disse behovene, både på systemnivå og i arbeidsmiljøet, ble prosjektet «Trygghet i team» etablert. Målet er å utvikle og implementere en felles evalueringsmetodikk som ikke bare fremmer læring, men også styrker psykologisk trygghet i team. For å lykkes med dette, var det avgjørende å velge en metode som kombinerer strukturert evaluering med fokus på kultur og samspill.
MER ENN BARE EVALUERING
Arbeidet startet i desember 2023, med en bred kartlegging av eksisterende metoder og erfaringer – både internt i TBRT og hos eksterne aktører. Det ble raskt tydelig at en god evalueringskultur er avgjørende for at metodikken skal gi ønsket læringseffekt.
Prosjektgruppen består av prosjekteier Ola Kviteng, prosjektleder Lill-Marit Overvik, prosjektkoordinator Martin Nytrø og øvelsesmester Rikard Bjørgum. I januar 2024 startet planleggingen av implementeringen, og det ble utpekt fire piloter med ansvar for å kvalitetssikre valg og retning i arbeidet. Pilotene deltok aktivt i informasjonsinnhenting og kompetanseheving sammen med prosjektgruppen.
Som resultat av dette arbeidet valgte prosjektgruppen og pilotene en metodikk som favner mer enn bare evaluering. Den skulle også støtte utvikling av psykologisk trygghet og en åpen
tilbakemeldingskultur.
Valget falt på en tilnærming basert på politiets bruk av «Big Five in Teamwork», tilbakemeldingsmetodikken «Inside Out» og prestasjonshjulet. Etter at metoden ble valgt, ble det tydelig at det var behov for å styrke kompetansen både om temaet og selve metodikken. Prosjektgruppen innhentet støtte og inspirasjon gjennom møter med Trøndelag og Innlandet politidistrikt. Etter hvert hospiterte prosjektgruppen og pilotene sammen med en brigadeleder hos Politiets nasjonale beredskapssenter. Det ble også hentet erfaringer fra Moss brann- og redning, som arbeider med tilsvarende tematikk.
Målet med Trygghet i team er å utvikle og implementere en felles evalueringsmetodikk som ikke bare fremmer læring, men også styrker psykologisk trygghet (foto: Jørgen Vassli, TBRT).
OPPLÆRINGSOPPLEGG
Etter kompetansehevingen utarbeidet prosjektgruppen sammen med pilotene et opplæringsopplegg bestående av fire trinn:
Trinn 1: Teoridag med fokus på «Big Five in Teamwork», tilbakemeldingsmetodikken «Inside Out»og prestasjonshjulet. Dagen inkluderte også en tabletop-øvelse og refleksjonsoppgaver.
Trinn 2: Praktisk dag hvor et vaktlag gjennomførte øvelser knyttet til trafikkulykke. Hver økt
besto av en førfase, underfase og etterfase, både før og etter lunsj.
Trinn 3: Praktisk dag med fokus på arbeidsulykke, gjennomført på samme måte som trinn 2.
Trinn 4: Sammenkobling av to vaktlag for en brannøvelse, strukturert med førfase, underfase og etterfase, både før og etter lunsj.
Opplæringsopplegget er konstruert for å sikre progresjon. Øvelsene er designet slik at deltakerne stadig utfordres på nye og ukjente situasjoner. Dette bidrar til å styrke deres evne til å tilpasse seg ulike scenarioer samtidig som de anvender teorien i praksis. Det var et stort fokus å bygge trygghet for deltakerne, og veilede de til hvordan de skal evaluere seg selv og andre etter øvelse. Dette er en øvelse i samhandling, selv om det er en praktisk øvelse i for eksempel trafikk.
Før implementeringen ble det identifisert et behov for egne veiledere med kompetanse på
tematikken i hver brigade. Totalt ble ni veiledere rekruttert. Veilederne skulle fungere som mentorer for hverandre og bidra til å fremme læring og trygghet i egen brigade.
To forskere, Bård Fyhn og Helene Vabø Wilsgaard, følger prosjektet og undersøker dets effekt. Brann & Redning vil gjengi deres studier av prosjektet i en senere utgave.
Opplæringen inneholder blant annet øvelser som er designet slik at deltakerne stadig utfordres på nye og ukjente situasjoner. Dette bidrar til å styrke deres evne til å tilpasse seg ulike scenarioer samtidig som de anvender teorien i praksis (foto: Jørgen Vassli, TBRT).
KOMPETANSEHEVING MED MER PEDAGOGIKK
Utdanningsmester Lill-Marit Overvik har ledet prosjektet. Hvilke erfaringer sitter de igjen med per i dag?
- Vi ser at det skjer en kulturendring med større åpenhet. Intensjonen er at de ansatte skal trives bedre og føle mer trygghet. Det vil ta noe tid før dette setter seg, men vi har stor tro på at metodikken vil gi gode resultater, sier Overvik.
Martin Nytrø er prosjektkoordinator for Trygghet i team. Han forteller at de nå går inn i en ny fase i prosjektet.
- Vi vil nå overlate mer ansvar til utrykningslederne og veilederne når det gjelder å følge opp prosjektet i den daglige driften. De er teamledere og har ansvaret for evaluering og debrief i hverdagen.
- Samtidig planlegger vi kompetanseheving rettet mot utrykningsledere, brigadeledere og veiledere. Dette handler blant annet om opplæring i veiledningspedagogikk og lærende kommunikasjon, for bedre å kunne lede evalueringer og debrief etter hendelser. I tillegg ønsker vi å bygge opp evalueringene med å starte med selvevaluering før man går over til felles evaluering. Her samarbeider vi med Olav Dahl ved Brann- og redningsskolen, sier Nytrø.
Han legger til at prosessen videre vil handle om utvikling på flere områder:
- Teamutvikling, psykologisk trygghet, selvevaluering og tilbakemeldingskultur er noen av temaene vi vil jobbe med fremover. Dette er komplekst og henter elementer fra flere fagfelt, og det krever derfor bred kompetanse, sier Nybø.
VELDIG POSITIVT
Prosjektet er fortsatt i en tidlig fase, men så langt er det veldig positive erfaringer, sier underbrannmester Pål Anders Bergum i TBRT.
- Opplæringen inkludert veiledningen og øvelsesopplegget skaper mer trygghet i gruppa og den tar bort det hierarkiet som har vært ved at bare noen personer uttaler seg om feil og suksess. Flere er nå med på å diskutere og det er større åpning for å innrømme feil og se forbedringspunkter.
Bergum sier at fokus så langt har vært på vaktlagene.
- Vi jobber mye på vaktlagene med å skape trygghet. Det handler om felles mentale modeller, sirkelkommunikasjon, gjensidig monitorering, teamledelse, støtteadferd og tilpasning. I sum skal dette gi en mer kvalitetssikret evaluering.