OSLO: ØKT FOKUS PÅ KVALITETSSIKRING AV BRIS OG RVR-RAPPORTER 

Etter en periode med varierende kvalitet på innrapporteringer av hendelser i BRIS, har Oslo brann- og redningsetat (OBRE) gjort flere tiltak for å levere inn bedre og grundigere rapporter i BRIS. 

Jørgen Lie,  
Brann & Redning 

 
Kvalitetskontrollen gjøres for å avdekke feil i rapporteringen før den sendes inn til DSB. Gjennom å øke bevisstgjøringen hos sine mannskaper, samtidig som eget «BRIS-hjelpekontor» sørger for en daglig kvalitetskontroll av rapportene, ser man at kvaliteten på rapportene har blitt betydelig bedre og samsvarer med hva man kan forvente av en rapport.  

Oslo kommune stiller krav til sine underliggende etater gjennom retningslinjer, at etatene dokumenterer på en måte som sikrer etterprøvbarhet. Det vil i korte trekk si at all den dokumentasjonen etaten leverer må være korrekt. 

«HELP DESK» 

På hovedbrannstasjonen i Oslo møter vi Morten Bratli, som er en av flere som jobber med kvalitetssikring av BRIS og som kan fortelle om en aktiv hverdag på kontoret.  

• Jobben med kvalitetssikring er viktig. Det er her grunnlaget for de gode rapportene ligger. Dette er en kontinuerlig jobb med analyser og tilrettelegging for at utfyller av rapportene skal bli tryggere på utfylling av egne BRIS-rapporter. I tillegg ble det opprettet «help-desk» hvor utfyller kan ringe når de trenger hjelp til utfylling av en rapport. Her samarbeides det tett på tvers av seksjonene for å finne riktig svar på spørsmålene i BRIS. Vi strekker oss egentlig langt for å bistå hvis noen trenger hjelp og en til en dialog har vist seg å være effektivt for å spille utfyller bedre.  

• Nå leveres det skadestedsdokumentasjon vi er trygge på at kan etterprøves og vi er trygge på at statistikkgrunnlaget kan brukes som sikkert tallgrunnlag for videre arbeid. Vi er hovedstadens brannvesen, det skaper forventninger og da må vi også levere når det gjelder papirarbeid, sier Bratli.  

Rapportene blir stadig bedre og bedre med tanke på korrekte svar og innhold generelt. I senere tid har vi hatt fokus på kommentarfeltene, også her har det vært gjort et stort løft i forhold til tidligere sier Bratli.  

GRUNNLAG FOR SATSINGSOMRÅDER 

Dette statistikkgrunnlaget danner retningsgrunnlaget for seksjonenes fremtidige satsningsområder og da må tallgrunnlagene stemme for at etaten ikke skal sette feil kurs.  Statistikkgrunnlaget i BRIS brukes hver eneste dag i OBRE for å sikre at de jobber i den retningen de skal med forebyggende og beredskapsarbeid. 

En gang i uken kjøres det en status på BRIS-rapporter i OBRE og det blir sendt ut en «purreliste» til alle brigadene. En rapport er ferskvare så det lønner seg å få den unnagjort før leveringsfristen på 14 dager utløper.  

• For et drøyt halvår siden lå etaten bak med over 50 rapporter som skulle vært godkjent og levert inn. Etter iherdig jobbing av samtlige så har etaten faktisk klart å komme oss under 20-tallet, og det er ikke verst med tanke på at vi produserer rundt 200 BRIS-rapporter i måneden, sier Bratli.  

En annen kvalitetskontroll som utføres er også at hendelsene er revidert riktig ut ifra det som meldes inn i Vision. Det har vært flere tilfeller hvor reelle bygningsbranner «går under radaren», slik at når hendelsen skrives i BRIS har de ligget i feil kategori og dermed gir feil statistikk. Det er viktig at utrykningsleder er tydelig ovenfor 110 på dette om det har vært åpen varme eller ikke, på samme måte som operatøren i 110 er nøye med revidering av hendelser.   

Skjermbilde av BRIS: Ved å bruke nettbrett gjør mange unna rapporteringen på eller på vei hjem fra et skadested. Mange er ikke klar over at bruk av vifte for å ventilere ut røyk, selv etter tørrkok skal logges som restverdiredning FNO i BRIS, samtidig som det gir faktureringsgrunnlag og RVR rapport.

RVR-RAPPORTER 

RVR-rapporter inngår også i skadestedsdokumentasjonen og OBRE har valgt å kjøre kvalitetskontroll og kvalitetssikringen av dette sammen med BRIS.  

• Viktigheten av at det vi leverer inn til fakturering hos FNF (tidligere FNO) stemmer er tillitsbasert. Her går det et grenseskille mellom kommunalt ansvar og forsikringsansvar vi må forholde oss til og tolkningene av når det er RVR-oppdrag og ikke, er nok noen ganger litt vrient. Vi skal hverken overrapportere, eller underrapportere her og for OBRE sin del så har det vært en stor underrapportering tidligere år, sier Bratli.  

Ved tørrkok og mindre branntilløp har det ikke vært like god oppfølging med å sende RVR-rapport, eller dokumentere utført arbeid ved å markere for FNO i BRIS rapporten når mannskapene har bruk vifte for få ut røyk o.l. Her har det blitt gjort korrigeringer, slik at alt skadebegrensende arbeid nå blir dokumentert av utrykningsleder på stedet som er blitt bedre opplyst om de forventingene som ligger til rollen når det gjelder innrapportering og hva som skal faktureres og ikke.   

• Mannskapene i OBRE har vært kjempeflinke til å omstille seg til en ny hverdag med mer «papirarbeid» i felt gjennom økt bruk av nettbrett og Locus for å dokumentere med bilder o.l.  I starten var det en del skepsis til å få enda mer kontorarbeid, men det roet seg fort når man fikk på plass opplæring og bevisstgjøringen rundt en god rapport. Man ser også at flere praktiserer å få sendt unna rapportene enten på, eller på vei tilbake fra skadestedet. Det viser at vi har lykkes med budskapet, slik at nå ligger RVR-rapporteringen der hvor den skal ligge i henhold til oppdragsmengde og forståelsen for hvor grenseskillet går har blitt mye bedre, avslutter Bratli.  

GOD NYTTE AV STATISTIKK 

Forebyggende avdeling bistår med spesialkompetanse på flere fagfelt, enten det er bygningstekniske spørsmål eller avklaringer om forhold på brannstedet etter befaring av brannutrederne. Kristin Arnkværn på forebyggende avdeling jobber med data fra rapportene og belyser viktigheten av at mannskapene gjøre et godt «detektivarbeid» før man sender inn rapportene. Utsatte grupper, ledelys, komfyrvakt er gjerne punkter i rapporten som går igjen med «vet ikke» svar, selv om det har blitt veldig mye bedre med tiden. 

• Vi er helt avhengige av å få riktig tall og bekrivelse av hendelsen og de som bor der for å kartlegge eventuell oppfølging og tiltak. Erfaringen med å ha faste kontrollører/ kontaktpersoner for BRIS med bakgrunn fra utrykning eller 110-sentralen for mannskapene har vært veldig positivt. 
• Nå leverer mannskapene god skriftlig dokumentasjon med utfyllende kommentarer og det styrker rapportene enormt. Man må huske på at det er mange som er inne og leser rapportene for å hente ut informasjon til sitt videre arbeid og da er det en fordel at man har gitt en utfyllende forklaring på hva som skjedde på stedet sånn at andre får dannet seg et riktig bilde av det som skjedde, sier Arnkværn.  

 TIPS:  
Nøkkelen til en god BRIS-rapport er at man er nøye. En av de største fallgruvene er at man ikke søker hjelp når man står fast i utfyllingen.   

Har ditt brannvesen rutiner for å kvalitetssikre det som meldes inn i BRIS?  Hvordan er bevisstgjøringen rundt dokumentasjon og innrapportering i RVR-rapporter?  

Svarerne vil nok sikkert være mange og ulike, men informasjonen og budskapet i denne artikkelen berører alle som bruker BRIS i det daglige, uavhengig om det er deltid eller heltid.  Forhåpentligvis ser alle fordelen og viktigheten med å dokumentere og rapportere inn det arbeidet som gjøres slik at rapportene blir så gode som de kan få blitt.